QUY ĐỊNH VỀ THỦ TỤC CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TỪ NGÀY 01/11/2025?

1.Cấp bản sao từ sổ gốc là gì?

Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định:

Điều 2.Giải thích từ ngữ

Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1.“Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2.“Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

3.“Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực…

Như vậy, “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.

2.Quy định về thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ ngày 01/11/2025?

Theo Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc từ 01/11/2025 như sau:

[1] Hồ sơ đề nghị cấp bản sao từ sổ gốc bao gồm các giấy tờ sau đây:

– Một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng;

– Bản chính hoặc bản sao có chứng thực giấy tờ chứng minh quan hệ với người được cấp bản chính trong trường hợp quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 16 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

[2] Cách thức thực hiện thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc:

– Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, người yêu cầu cấp bản sao từ số gốc xuất trình các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP để người tiếp nhận hồ sơ kiểm tra;

– Trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính, người yêu cầu cấp bản sao từ sổ gốc phải gửi kèm hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và 01 phong bì dán tem ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận;

– Trường hợp nộp hồ sơ trực tuyến, người yêu cầu cấp bản sao từ số gốc có thể nộp bản điện tử hoặc bản sao điện tử giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

[3] Cơ quan, tổ chức căn cứ vào số gốc để cấp bản sao; nội dung bản sao phải đúng theo số gốc. Trường hợp số gốc không còn được lưu trữ hoặc không có thông tin theo yêu cầu thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lời bằng văn bản cho người yêu cầu.

Kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến theo phương thức người yêu cầu đã đăng ký.

[4] Thời hạn cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện theo quy định tại Điều 7 Nghị định này. Thời hạn được tính từ ngày cơ quan, tổ chức nhận đủ hồ sơ hợp lệ trực tiếp, theo dấu bưu điện đến hoặc theo thời điểm hệ thống dịch vụ công ghi nhận đã nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

3.Cơ quan nào có thẩm quyền cấp bản sao từ sổ gốc?

Theo Điều 4 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

Điều 4.Thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc

1.Cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2.Việc cấp bản sao từ sổ gốc được thực hiện đồng thời với việc cấp bản chính hoặc sau thời điểm cấp bản chính.

Như vậy, cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc có thẩm quyền và trách nhiệm cấp bản sao từ sổ gốc theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Nguồn: TVPL

Thực hiện: Luật sư Minh Huyền