THỦ TỤC SỬA LỖI SAI SÓT TRONG GIAO DỊCH TRONG LĨNH VỰC CHỨNG THỰC ĐƯỢC QUY ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

1.Thủ tục sửa lỗi sai sót trong giao dịch trong lĩnh vực Chứng thực được quy định như thế nào?

Căn cứ theo Mục 6 Phần 2 Phụ lục 1 Thủ tục hành chính được sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ trong lĩnh vực Chứng thực thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp ban hành kèm theo Quyết định 3152/QĐ-BTP năm 2025 quy định về thủ tục sửa lỗi sai sót trong giao dịch trong lĩnh vực Chứng thực như sau:

– Trình tự thực hiện:

+ Người yêu cầu chứng thực xuất trình một trong các giấy tờ sau: Căn cước điện tử; bản chính hoặc bản sao của Thẻ căn cước công dân hoặc Thẻ căn cước hoặc Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng và nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực.

+ Việc sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in giao dịch đã được chứng thực được thực hiện theo thỏa thuận bằng văn bản của các bên tham gia giao dịch, nếu không làm ảnh hưởng đến quyền, nghĩa vụ của các bên và được thực hiện tại cơ quan đã chứng thực giao dịch.

+ Người thực hiện chứng thực gạch chân lỗi sai sót cần sửa, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào bên lề của giao dịch nội dung đã sửa, họ tên, chữ ký của người sửa, ngày tháng năm sửa.

+ Người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

+ Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

– Cách thức thực hiện: Nộp trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính hoặc trực tuyến trên môi trường điện tử, kết quả được trả trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính công ích (đã đủ điều kiện thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình).

– Thành phần, số lượng hồ sơ:

Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây:

+ Văn bản thỏa thuận về việc sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực

+ Giao dịch đã được chứng thực;

– Thời hạn giải quyết: Thời hạn thực hiện yêu cầu chứng thực là ngay trong ngày cơ quan, tổ chức tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ. Trường hợp trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo thì người tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ thời gian (giờ, ngày) trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực.

– Cơ quan thực hiện thủ tục hành chính: Ủy ban nhân dân cấp xã.

2.Giao dịch đã chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01/7/2025 thì việc sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực được thực hiện thế nào?

Căn cứ tại khoản 2 Điều 47 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 16 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định như sau:

Điều 47.Điều khoản chuyển tiếp

1.Đối với các giao dịch đã chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01 tháng 7 năm 2025 thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực, việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch.

2.Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31 tháng 12 năm 2025.

Như vậy, đối với các giao dịch đã chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01/7/2025 thì việc sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch.

3.Nghĩa vụ và quyền của người thực hiện chứng thực như thế nào?

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, thay thế một số từ bởi khoản 4 Điều 1, Điều 2 Nghị định 280/2025/NĐ-CP quy định về nghĩa vụ và quyền của người thực hiện chứng thực như sau:

– Bảo đảm trung thực, chính xác, khách quan khi thực hiện chứng thực.

– Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc chứng thực của mình.

– Không được chứng thực giao dịch, chứng thực chữ ký có liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc của những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi; cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi của vợ hoặc chồng; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông, bà; anh chị em ruột, anh chị em ruột của vợ hoặc chồng; cháu là con của con đẻ, con nuôi.

– Từ chối chứng thực trong các trường hợp quy định tại các Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Điều 32 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

– Yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực.

– Lập biên bản tạm giữ, chuyển cơ quan nhà nước có thẩm quyền xử lý theo quy định của pháp luật đối với giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực được cấp sai thẩm quyền, giả mạo hoặc có nội dung quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP.

– Hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung hồ sơ, nếu hồ sơ chứng thực chưa đầy đủ hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền.

Trong trường hợp từ chối chứng thực, người thực hiện chứng thực phải giải thích rõ lý do bằng văn bản cho người yêu cầu chứng thực.

– Không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

– Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác.

Nguồn: TVPL

Thực hiện: Luật sư Minh Huyền