SÁP NHẬP TỈNH DOANH NGHIỆP CÓ CẦN THAY ĐỔI CON DẤU VÀ GIẤY PHÉP KINH DOANH KHÔNG?

Anh Nguyễn Văn A (xã C, tỉnh Nghệ An) làm việc tại Doanh nghiệp X có địa chỉ tại tỉnh N. Từ ngày 01 tháng 07 năm 2025, thực hiện theo chủ trương sáp nhập một số tỉnh thành thì tỉnh N – nơi có trụ sở Doanh nghiệp anh làm việc sáp nhập với tỉnh H và đổi tên thành tỉnh T.

Anh A hỏi: Khi sáp nhập tỉnh Doanh nghiệp có cần thay đổi Con dấu và giấy phép kinh doanh không?

Trả lời:

Chủ trương sáp nhập tỉnh, bỏ chính quyền cấp huyện là một chủ trương, chính sách mang lại nhiều điểm mới trong công tác quản lý và phát triển đất nước. Chính sách đổi mới với nhiều triển vọng phát triển mới nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức đặc biệt trong thời gian đầu vận hành. Đối với Doanh nghiệp việc sáp nhập tỉnh không chỉ thay đổi địa giới hành chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh, thủ tục pháp lý và chiến lược phát triển của doanh nghiệp.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, khi có sự thay đổi về địa chỉ trụ sở chính do sáp nhập tỉnh doanh nghiệp bắt buộc phải cập nhật lại thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và hệ thống đăng ký kinh doanh quốc gia. Tuy nhiên, theo hướng dẫn tại Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn công tác đăng ký kinh doanh trong trường hợp có thay đổi địa giới hành chính như sau: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã,.. Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Theo quy định này, có thể thấy không quy định bắt buộc phải thay đổi thông tin địa chỉ trên giấy đăng ký kinh doanh khi có sự thay đổi địa giới hành chính. Tuy nhiên việc cập nhật thông tin này cũng được khuyến khích trong trường hợp doanh nghiệp muốn đảm bảo tính đồng bộ thông tin pháp lý khi giao dịch, đấu thầu hoặc vay vốn.

Về việc thay đổi “Con dấu” của Doanh nghiệp khi sáp nhập tỉnh, căn cứ tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau: Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Theo đó, hiện tại pháp luật quy định Doanh nghiệp tự quyết định hình thức, nội dung con dấu. Tuy nhiên, thông thường con dấu doanh nghiệp vẫn thường có nội dung địa chỉ quận, huyện và tỉnh nên khi sáp nhập tỉnh mỗi Doanh nghiệp phải kiểm tra và thực hiện thay đổi con dấu ghi nhận nội dung tương ứng. Trường hợp con dấu của doanh nghiệp không có các nội dung về địa chỉ, khi sáp nhập tỉnh không làm thay đổi nội dung con dấu thì doanh nghiệp không cần thay đổi con dấu.

Cùng với đó, Doanh nghiệp cần rà soát và cập nhật thông tin trên các biểu mẫu, tài liệu nội bộ như Hợp đồng lao động, Điều lệ công ty, Hóa đơn điện tử, biên lai thuế, phiếu thu chi, Biểu mẫu báo cáo nội bộ, đơn từ hành chính. Việc cập nhật các biểu mẫu giúp tránh nhầm lẫn, đảm bảo tính hợp lệ khi giao dịch với khách hàng, đối tác và cơ quan nhà nước. Đồng thời, Doanh nghiệp cần thông báo cho đối tác, khách hàng, ngân hàng, Bảo hiểm xã hội, cơ quan thuế, sở ban ngành liên quan về việc thay đổi địa chỉ mới này.

Công ty Luật Trọng Hải & Cộng sự

Thực hiện: Luật sư Minh Huyền